Organiser la gestion des subventions

Pourquoi et comment mettre en place un processus de suivi des subventions?

 

Pour les associations bénéficiant de subventions, la question du suivi de ces dernières devient rapidement incontournable, soit par obligation contractuelle, soit par besoin de pilotage, soit les deux.

Un processus de suivi des subventions s'élabore à partir de la définition des besoins et des objectifs propres à chaque association, adaptés à leur niveau d'activité.

Ces étapes permettront aux dirigeants de décider des modalités à mettre en œuvre pour assurer ce même processus de suivi des subventions.

 

Bien définir ses besoins

 

Pour adopter l'organisation qui correspondra le mieux à votre association, il est nécessaire de cerner vos besoins en matière de suivi des subventions: pourquoi mettre en place  un processus de suivi des subventions?

La réponse la plus courante est l'obligation de compte rendu financier incluse dans les subventions supérieures à 23 000€ (art 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations).

Il est vrai qu'il s'agit d'un besoin primordial, d'autant qu'il est courant que le versement du solde de la subvention soit suspendu à la transmission de ce compte rendu financier.

Mais il semble dommage de limiter ce suivi à une obligation. En effet, la gestion des subventions permet aux dirigeants des associations, bénévoles comme salariés, de piloter la globalité des projets, actions ou activités de l'entité. Par exemple, le suivi des subventions peut permettre de corriger à la hausse ou à la baisse un niveau de dépenses, ou de déclencher des investissements. C'est pourquoi la définition du système de suivi dépendra des indicateurs, ou du niveau d'information, souhaités par les dirigeants pour le pilotage des projets, actions ou activités de l'association.

L'étape suivante consistera à définir les moyens humains et matériels nécessaires à l'obtention des indicateurs souhaités, puis à comparer ces moyens nécessaires et ceux disponibles actuellement. En fonction de l'adéquation, ou de l'inadéquation, de ces derniers, un plan de mise à niveau des moyens humains et matériels, ou un réajustement des indicateurs souhaités par les dirigeants , voire des deux, pourraient être nécessaires.

Dans ces étapes, et les suivantes, l'expert comptable est le partenaire privilégié pour vous accompagner.

 

Modalités de mise en œuvre propres à chaque entité

 

La définition des modalités de mise en œuvre du suivi des subventions va découler des réponses aux étapes précédentes: besoins et moyens disponibles humains et matériels.

Il convient également de prendre en considération le nombre de subventions à suivre, ainsi que le nombre de projets, activités ou actions réalisés par l'association. En effet, si l'association est mono activité et bénéficie de quelques subventions, un suivi extra comptable des dépenses afférentes à l'activité peut permettre de répondre aux besoins légaux et de pilotage de la direction, sans avoir à mettre en place un plan de progression des moyens humains et matériels.

 

Toutefois, afin de faire face aux éventuels contrôles des financeurs, il est souhaitable d'établir un document expliquant les modalités de suivi retenues, dont l'archivage des justificatifs des dépenses récapitulées dans un tableur informatique ou manuel mis en place.

Si le nombre de projets, actions ou activités réalisés et le nombre de subventions perçues par l'association sont importants, le système de suivi des subventions sera plus complexe pour répondre aux besoins définis ci-dessus, et pourra nécessiter un plan de progression des moyens matériels et humains significatif.

Toutefois, les associations répondant à ces derniers critères tiennent une comptabilité informatisée, soit en interne, soit soit déléguée à un expert comptable. Aussi, la création d'une comptabilité analytique semble la solution la plus adaptée à cette situation.

En effet, la comptabilité analytique est réalisée à partir d'informations enregistrées dans la comptabilité générale, mais classe les recettes et les dépenses en fonction de leur destination, alors que la comptabilité générale va rendre compte de la situation financière à une date définie à travers le bilan, et de l'activité globale à travers le compte de résultat.